视频会议极大的促进了会议的效率，为参会人员带来很多方便。随着视频会议应用范围的不断拓宽，面对的用户越来越大众化。由于部分用户缺乏专业的维护知识，在实际应用中，任何一个会场出现问题都将影响了视频会议整体效果 ，为保障视频会议的顺利进行，视频会议厂家及用户有必要建立视频会议维护制度。

一、对厂家来说：

1、 产品培训：培训针对用户方不同的人员进行不同层次的培训，使其对视频会议系统有足够的认识，而且能够完全胜任所承担的工作，确保整个系统安全可靠的运行。培训可分为现场培训和远程培训。

2、 建立不同的维护等级：厂家建立不同的故障等级维护制度，确保快速解决问题。

3、 常见问题解决办法：建立常见问题分析及解决办法库，帮助厂家和客户预防及快速解决问题。

4、 后续服务：服务有效期内，帮助用户做好产品更新升级服务、资料与补丁下载等。

5、 回访制度：每个区域经理不定期的电话或现场回访用户，了解产品使用效果及服务质量。

二、对用户来说：

1、 专人负责管理：指定专门人员负责视频会议系统的维护工作，并明确职责；如果有变化要做好工作交接及技术培训。

2、 加强日常维护：建立日常维护制度，定期检查网络及视频会议系统关键设备运行情况，使系统时刻保持在即开即用状态。

3、 建立视频会议工作协同机制：各分会场服从主会场统一指挥和调度，在每次会议后，都要将视频会议使用情况及存在问题进行汇报，及时解决问题。