不过，高清视频会议系统的意义还不只于“人和人的沟通”，他还是“人和物”的沟通的好帮手——在这一点上，传统远程通信技术无法与之媲美。通过高清视频，能够实时展示对具体产品、文件的“操作、调试、应用和最终效果”。对于视频会议的此种神效，可以拿远程销售行业做例子说明：对于传统的电话销售，人们理解产品完全靠听、说、问和日常经验的参照。但是，变成了电视销售，则可以具体演示、展现产品细节，达到最接近真实使用的推销效果。——视频会议系统所延伸出的这种“人和物”的沟通，就是该行业最常提到的“办公协同”应用的最核心部分。
    知道了视频会议系统的核心应用和意义，就可以将这种技术系统与企业的“日常业务”，特别是“开会”流程整合起来。对此，还要以举例的方式做具体说明：
    比如，某企业遇到一个新客户，提出了新的产品设计或者服务要求：这不仅需要销售部门和技术开发部门做出表态，由于要引入新的研发设计，便会产生更高的服务成本，这就需要企业主管甚至老总拍板。但是，不巧的是，销售团队在北京、技术团队在上海，老总休假去了三亚。为了最多一天半天，甚至一个小时就能完成的会议，着实不值得将三地人员大费周章的集中到一起。
    这时候，视频会议系统就可以发挥作用了。比如，采用厦门亿联公司专为中小企业定制的yealink VC400系统，主系统MCU  VC400部署在上海的研发部门会议室；一个VC120分支系统部署在北京销售部门会议室；另一个分支系统部署在上海研发部门的实验和展示中心。而远在三亚的老总则使用3G视频手机和电脑PC接入会议系统。在系统中研发和销售部门可以分别发言，同时研发部门可以展示项目改进的模拟效果。每个部门和参与者可以应用该套系统的双屏功能，同时观看人物发言视频、文档材料和实物展现。最后，公司老总可以具体的在项目文件上“圈点勾画”给出最终的决策意见。同时，这一系列的过程，可以再任何的一个客户端，VC400或者VC120系统上形成完整录像。
    以上这个例子，具体说明了视频会议用于一般会议流程时“每一部分、每一步骤具体做什么”。作为系统使用者，客户最需要了解和思考的既是，到底自己的那些业务有需要、也能够装入“视频会议”，并以此为基础进行产品选购。

解决这个问题就需要再回到“如何开会”的话题：这个问题可以细分为如下情况。1.会议是传达型的会议，核心领导讲话、部门领导表态即完毕；2.会议是讨论性的会议，有很多即时的发言、具体文件，物品的展示；3.会议是学习型的会议，主要是主讲人发言，辅助部分人员的提问，展示多以文件为主；4.会议是临时性的会议，随时有新的人员加入，甚至有其他通信手段和系统加入；5会议是流水型的会议，主要会议主持人员不动，但是其它会议参与者独立分组加入，相当于多个会议连续开；6.会议以现场观摩为主，需要多种通信支持，双屏双流显示，移动通信支持；7.会议是危机处理和决策性的，需要特种设备信号支持和多种通信系统支持……等等。
    以上这些分类，难以概括所有的会议系统应用场景。但是，由这些分析却可归纳出一系列的产品应用特点：首先是上文已经提到的“多方人员沟通”、“人与物的沟通”、“双屏双流”、“多通信手段”等，但是除此之外还会有另一个问题，那就是系统兼容需求。这个兼容性主要包括两方面的意义：一是，系统能扩展功能，软件不断升级，融合更多的统一通信概念；二是此系统能和外部品牌的产品无缝连接、配合应用。尤其是后者，对于好的视频会议系统是必须的条件。
    比如，企业销售和研发部门可能同时需要与客户沟通。但是客户企业却没有“义务”采购完全一样的视频会议系统。在这种情况下，亿联V400系列产品就能发挥更好的应用效果：该系统采用了H.264 High Profile算法、支持宽带自适应，在同等视频质量下节省50%的带宽需求，能够适应“不同及更恶劣的宽带环境”；该系统采用H.323和SIP双协议，广泛兼容其他主流视频会议系统及终端、统一通信平台及IP-PBX，让用户升级扩容无忧；该系统更采用了能与视频话机、移动终端（智能手机、Pad）实现互联互通的多种通信系统融合技术，扩大产品的外周应用和兼容范畴。