省却传统数字告示的繁琐操作，互联网时代的会议预定管理解决方案Evoko 会议预定管理系统应用介绍

中国投影网会议系统资讯　　2015-3-24 15:54:10　编辑：木铎　[ 大中小 ]

Evoko会议预定终端产品综述
Evoko会议预定终端是专门应用于会议室预订管理的系统，它既可以通过安装于会议室门口的触摸屏预定终端来进行即时的会议室预定，也可以通过MS Outlook/Office365/Google Apps/IBM Notes等最常用的日历应用来进行会议室预定及管理，并同时把会议预定信息实时的在Evoko终端的屏幕上显示。下面是Evoko会议预定终端所显示的信息截图：

Evoko会议预定终端产品具有如下特点：
    直观的外观显示
    Evoko会议预定终端产品的外框设计有一圈醒目的LED指示灯，可以根据当前会议室的预定信息情况显示不同颜色状态。如果会议室当前正处于使用状态，LED灯会显示红色。如果会议室当前为空闲状态，LED灯会显示绿色。这使得来前来开会的人员在离会议室很远的地方，就能直观清晰的看到会议室的使用状况，也同时对需要预定即时会议的人员在寻找空闲的会议室时提供更大的便利。
    不需要额外的服务器和软件
　　Evoko会议预定终端可直接与MS Exchange, Office365, Google Apps for Business及IBM Domino等服务建立连接，其安装和使用都极其简单和安全。只需要像增加一位新的用户email邮箱到公司网络，不需要添置任何专用的服务器，也没有任何新的软件或插件需要安装，对IT管理员来说，这意味着将不会影响企业的IT安全策略。
　　不需要改变用户的使用习惯
　　用户可以使用原有的Outlook/Google/Notes日程管理客户端来进行会议的邀请，并同时预约会议室。会议预定的信息会自动同步到Evoko会议预定终端上，不需要对用户重新进行会议室预定的培训。

会议预定确认功能
　　此功能为Evoko会议预定终端的一个特色功能，当用户预定了会议室在某一时间段的会议，在此会议开始的前15分钟 (可自定义提前时间)，Evoko会议预定终端之右下角会显示一个 “Confirm” 确认按钮，参加会议的人员到了会议室门口后，需按下 “Confirm” 按键后，会议室才会被真正的预定并进入使用状态。如果在会议开始后15分钟内，没有人按下 “Confirm” 按钮，Evoko会议预定终端将会把此次的会议预定取消，并且自动通知服务器将此会议取消。这样的话，其它人员就能继续预定该会议室了。这个功能很好的解决在很多企业中某些会议室被预定后，实际没有人员前来开会，但会议室又不能被其它用户预定的问题，导致企业会议室资源的浪费。

以下图片为Evoko会议终端的会议确认功能截图:

支持对会议室内的AV设备进行报修提醒
　　此功能为Evoko会议预定终端的另一个特色功能，当安装了Evoko会议预定终端的会议室中某
个AV设备发生故障，例如: 投影机无法启动，会议电话无法拨打等情况，用户就可以在Evoko触摸屏上进行故障报修。如下截图：

用户可以根据实际的故障设备，按下相应的“Report”按钮，相应的设备图标会变成红色，同时Evoko会议预定终端会自动发送邮件提醒会议室设施管理人员，提醒其尽快来修复故障设备，快速提高会议室设备故障的响应效率。

Evoko会议预定终端应用功能描述

Evoko会议预定终端在其触摸屏上提供四大项常用功能，并可通过触摸屏进行操作。分别为：

1 即时预定功能
　　如果Evoko会议预定终端显示当前为空闲状态，用户可以按下 “Book Instant Meeting” 进行
即时会议室预定，如下截图为即时会议预定界面：

按下 ”Book Instant Meeting“ 按钮后，Evoko触摸屏界面会跳转至如下截图界面，系统会显示：

从当前时间开始，可以被预定的时间段。以半个小时为预定单位。当按下相应时间下的 ”Book Now” 按钮后，会议室即预订成功，并显示如下截图：

2 延长会议功能
　　当会议预订者所预定的会议时间即将结束，可是会议议题还未讨论完，如果Evoko会议预定终端显示未来一段时间内会议室仍然处于空闲状态，那么用户可以按下 ”Extend This Meeting” 按钮来延长当前会议。如下截图为延长会议预定界面：

按下 “Extend This Meeting” 按钮后，Evoko会跳转至如下截图界面，系统会显示：

从当前时间开始，可以被预定的时间段。以半个小时为预定单位。当按下相应时间下的 ”Extend Now” 按钮后，会议室即延长预订成功，并显示如下截图：

3 结束当前会议功能
　　会议预定者预定的会议时间尚未结束，可是会议的议题已经讨论完毕，与会者将要离开会议室。用户可以按下 ”End This Meeting” 按钮来提前结束本次会议。如下截图为结束本次会议界面:

按下 “End This Meeting” 按钮后，Evoko会跳转至如下截图界面，系统提示是否真的要结束本次会议：

再次按下 ”End This Meeting“ 按钮后，Evoko会议预定终端显示当前会议室为空闲状态，并且显示该会议室下一个会议预订信息如下截图：

4 AV设备故障报修
　　当用户发现会议室内某个AV设备出现故障后，可点击下面截图界面中的 ”Report Issue” 按钮：

系统会跳转至如下截图界面，用户可按下相应故障设备下面的按钮：

系统会将此故障的设备图标变成红色，如下截图。并且以邮件的方式发给会议室设施管理人员，进行设备故障报修。

企业会议预定情况的统计及分析
　　Evoko EVO版本已增加企业会议室预定的数据统计及分析，为企业管理人员提供会议室使用状况的实用数据，帮助企业管理层优化会议室使用效率，提高企业竞争力。

统计数据包含以下信息内容 :

会议室的使用频率，包括使用时间及预订人员信息
　识别不同种类会议室及可使用设施的使用情况及其瓶颈
　更容易获知企业组织会议的文化及怎样提高效率
　跟踪会议室设备故障保修的频率，及维修工作的反应时间

Evoko会议预定产品技术规格

Evoko会议预定终端硬件技术参数如下：
　　1)显示尺寸：8英寸
　　2)触摸屏
　　3)以太网控制器：10/100 Mbps
　　4)设备输入电源：PoE - 48 V DC RJ45
　　5)AC-DC适配器12 V DC直流
　　6)PoE 规格版本：IEEE 802.3-2005 (前802.3af）
　　7)PoE最大功率：12.95 W
　　8)可连接MS Exchange / Office365 / Google Apps for business / Domino 等邮箱账户
　　9)符合RoHS 限制指令
　　10)已通过CE和FCC认证
　　11)用户界面语言：加泰罗尼亚语，汉语（简体），中文（繁体），捷克语，荷兰语，英语，法语，加利西亚语，德语，意大利语，波兰语，葡萄牙语，俄语，西班牙语，瑞典语。
　　12)框架和主要外壳：铝合金。
　　13)颜色：白色。
　　14)尺寸：270×192×39毫米。
　　15)重量：1.3公斤。